HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HTĐN - CHƯƠNG TRÌNH TRAO ĐỔI
¶ Hướng dẫn đăng nhập chung
- Bước 1: CBQL đăng nhập vào hệ thống.
- Bước 2: Tại trang chủ, trường hợp tài khoản có nhiều vai trò - góc màn hình bên phải xuất hiện mục Vai trò, Cán bộ lựa chọn vai trò tương ứng với chức danh Quản lý HTĐN toàn trường.
- Bước 3: Truy cập mục HTĐN -> Tab CT Trao đổi.
¶ Các bước thực hiện
- Bước 1: Cán bộ Quản lý HTĐN toàn trường nhấn chọn nút Thêm mới chương trình tại góc phải màn hình.
- Bước 2: Cán bộ thực hiện điền thông tin trên màn hình Thêm mới chương trình trao đổi theo các bước sau:
- Cán bộ nhập các thông tin sau:
- Hoạt động: Chọn CT trao đổi
- Tên chương trình: Nhập tên chương trình
- Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực cho hoạt động trao đổi
- Đơn vị chủ trì: Chọn đơn vị chủ trì cho hoạt động
- Kinh phí được tài trợ: Nhập số tiền được tài trợ
- Nguồn kinh phí: Nhập nguồn kinh phí
- Đối tác: Nhập đối tác của chương trình trao đổi
- Ngày bắt đầu/Kết thúc: Chọn ngày bắt đầu/kết thúc chương trình
- Hình thức trao đổi: Chọn hình thức trao đổi
- Hình thức học: Chọn hình thức học
- Địa điểm: Nhập địa điểm trao đổi
- Số lượng học viên: Nhập số lượng học viên trong trường
- Số lượng học viên ngoài trường: Nhập số lượng
- Đến từ các nước: Chọn quốc gia của các sinh viên
- Cán bộ phụ trách: Chọn cán bộ phụ trách cho trương trình
- Ngày mở đăng ký: Chọn ngày mở đăng ký cho sinh viên/cán bộ
- Hạn đăng ký: Chọn hạn đăng ký cho sinh viên/cán bộ
- Đối tượng tham gia: Chọn đối tượng tham gia là sinh viên/cán bộ
- Đơn vị tham gia: Chọn đơn vị có sinh viên/cán bộ được tham gia chương trình
- Chỉ dành cho các SV/CB dưới đây: Nhập MSSV/MSCB hoặc email cách nhau bằng dấu “;”. Chỉ có sinh viên hoặc cán bộ nào có trong này mới được thấy và đăng ký chương trình trao đổi này.
- Cho phép sinh viên chọn thời gian trao đổi: Tích chọn hoặc không
- Mục tiêu: Nhập mục tiêu của chương trình
- Thông tin chung: Nhập thông tin chung về mô tả, quyền lợi, hướng dẫn nộp hồ sơ, liên hệ
- Tài liệu: Upload file tài liệu về chương trình
- Link chi tiết: Là link landing page được tạo ra khi cán bộ Xuất bản chương trình (landing page chứa các thông tin chi tiết về CTTĐ)
- Chọn quy trình duyệt: Chọn quy trình đối với các loại chương trình phải duyệt quyết định cho sinh viên/cán bộ đi trao đổi hay không
3. Sau khi điền đầy đủ các trường thông tin, CB nhấn nút Xuất bản để lưu chương trình (trạng thái chương trình chuyển sang đã duyệt). Chương trình sẽ được hiển thị tại giao diện CT Trao đổi của sinh viên
¶ Cấu hình các bước trong quy trình
- Cán bộ chọn quy trình phê duyệt cho chương trình
Hệ thống hiển thị:
+ Không áp dụng: không áp dụng quy trình phê duyệt động
+ Quy trình chương trình trao đổi có hỗ trợ của doanh nghiệp
+ Quy trình chương trình trao đổi tự túc
2. Sau khi chọn quy trình hệ thống hiển thị các bước đã được cấu hình sẵn của quy trình đã chọn
3. Cán bộ có thể thêm bước phê duyệt hoặc xoá bước phê duyệt tại icon “Thêm” và “Xoá”
4. Cán bộ có thể chọn đơn vị duyệt bằng cách nhấn vào row của “Đơn vị duyệt”
5. Cán bộ có thể phân công trực tiếp người phê duyệt tại mỗi bước bằng cách nhấn vào row của cột “cán bộ được duyệt”. Nếu cán bộ không chọn hệ thống tự động lấy Cán bộ có chức vụ cao nhất của đơn vị
6. Cán bộ có thể cấu hình chi tiết trong mỗi bước phê duyệt bằng cách nhấn vào “cấu hình”
7. Hệ thống hiển thị màn hình cấu hình chi tiết từng bước
- Cán bộ có thể cấu hình được nội dung email nếu đồng ý hoặc từ chối bằng cách nhấn vào “Edit”
- Cán bộ có thể chọn nếu đồng ý/ từ chối thì bước tiếp theo phê duyệt sẽ là gì
- Tại mỗi bước phê duyệt, cán bộ phê duyệt cần nhập một số dữ liệu hoặc upload file,… vì vậy hệ thống cung cấp cấu hình các trường dữ liệu
+ Thứ tự: Thứ tự hiển thị
+ Tên thông tin: Tên trường thông tin hiển thị
+ Tên nhóm: Đặt tên nhóm để gom hết các trường thông tin thành 1 nhóm
+ Bắt buộc: Là dữ liệu bắt buộc nhập hay không
+ Kiểu dữ liệu cần nhập là gì: Text, Date, File, …
+ Ghi chú: Placeholder hướng dẫn người dùng nhập
7.1Cán bộ nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin đã cấu hình
7.2 Sau khi đã cấu hình thành công Về quy trình và các thông tin học bổng, cán bộ nhấn “Lưu và xuất bản” để học bổng được kích hoạt và sinh viên có thể đăng ký
