HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
CẤU HÌNH BIỂU MẪU MƯỢN PHÒNG
- Hướng dẫn đăng nhập chung
- Bước 1: CBQL đăng nhập vào hệ thống.
- Bước 2: Tại trang chủ, trường hợp tài khoản có nhiều vai trò - góc màn hình bên phải xuất hiện mục Vai trò, Cán bộ lựa chọn vai trò tương ứng với chức danh Quyền cấu hình biểu mẫu toàn trường.
- Bước 3: Truy cập mục Sinh viên -> Biểu mẫu
- Các bước thực hiện
- Bước 1: Cán bộ quản lý cấu hình biểu mẫu toàn trường nhấn chọn nút Tại góc phải màn hình bên phải để truy cập tính năng Cấu hình biểu mẫu.
- Bước 2: Cán bộ Cấu hình biểu mẫu toàn trường Thêm mới biểu mẫu bằng các chọn nút Thêm.
- Bước 3: Cán bộ Cấu hình biểu mẫu thực hiện điền thông tin trên màn hình Thêm mới biểu mẫu theo các bước sau:
- CBQL nhập các thông tin sau:
- Biểu mẫu số: Số thứ tự của biểu mẫu
- Biểu mẫu dành cho: Chọn đối tượng được sử dụng biểu mẫu ( Sinh viên/Giảng viên)
- Tên biểu mẫu: Nhập tên biểu mẫu
- Đơn vị xử lý: Chọn đơn vị có quyền xử lý biểu mẫu
- Trạng thái:
Chọn trạng thái “Ẩn” nếu không muốn hiển thị cho sinh viên đăng ký.
Chọn trạng thái “Hiện” để sinh viên nhìn thấy và đăng ký
- Cho phép sao chép: Tích chọn nếu muốn cho các đơn vị khác sao chép, và ngược lại
- Mô tả: Nhập các mô tả liên quan đến biểu mẫu
- Chương trình đào tạo: Loại chương trình nào của sinh viên sẽ được đăng ký
- Chọn trạng thái người dùng có thể đăng ký: Chọn trạng thái của sinh viên có thể đăng ký biểu mẫu, nếu sinh viên không thuộc trạng thái được chọn sẽ không thể đăng ký biểu mẫu.
- Chọn Dành riêng cho các sinh viên: Điền mã sinh viên các mã sinh viên cách nhau bằng dấu cách (Chỉ các sinh viên đó có thể thấy và đăng ký biểu mẫu).
- Chọn loại biểu mẫu đặc biệt: Đối với đơn mượn phòng thì chọn Biểu mẫu bình thường.
- CBQL thực hiện tải file biểu mẫu dưới định dạng file docx tại mục Tải lên file biểu mẫu. Các trường thông tin trong file phải được cấu hình.
- Tải lên file mẫu để sau khi sinh viên đăng ký có thể download đơn bằng định dạng word:
- Lưu ý: Các thông tin cơ bản của sinh viên đã được cung cấp danh sách cấu hình mặc định tại màn hình Xem cấu hình mặc định của sinh viên.
- Để tạo một màn hình Xem trước cho sinh viên sau khi đăng ký đơn. CBQL cấu hình nội dung biểu mẫu giống nội dung trong file biểu mẫu đã tải lên.
- Nhập nội dung thông báo hướng dẫn gửi cho SV sau khi SV nộp biểu mẫu.
- Nhập nội dung email thông báo cho sinh viên sau khi đơn của sinh viên được đồng ý.
- Cấu hình các trường thông tin trên biểu mẫu để sinh viên sẽ nhập lúc nộp biểu mẫu(những trường thông tin không phải là trường thông tin cơ bản của sinh viên) bằng cách nhấn chọn nút Thêm cấu hình biểu mẫu.
Hệ thống hiển thị thông tin về các trường cần nhập:
- Thứ tự: Nhập số thứ tự của trường thông tin
- Mã cấu hình: định dạng “#” + “mã cấu hình”.
Lưu ý: Phải đặt Mã cấu hình giống Mã đã cấu hình trong “Nội dung biểu mẫu” và trong file biểu mẫu tải lên. Các mã cấu hình trên cùng một biểu mẫu không được trùng nhau.
- Tên thông tin: Tiêu đề trường thông tin sinh viên cần nhập
- Bắt buộc: Tích chọn nếu đây là thông tin bắt buộc Sinh viên nhập trên biểu mẫu.
- Kiểu dữ liệu: Chọn kiểu dữ liệu tương ứng đối với trường thông tin:
Kiểu text cho phép nhập dữ liệu dạng ký tự,
Kiểu number cho phép nhập dữ liệu dạng số,
Kiểu Date cho phép chọn dữ liệu ngày/tháng/năm,
Kiểu Upload cho phép chọn file để tải lên.
Kiểu Chọn cho phép sinh viên lựa chọn trong list cấu hình
- Ghi chú (chữ chìm): Nhập thông tin hướng dẫn nhập tại mỗi trường thông tin cho sinh viên
- Nút X: xóa cấu hình thông tin tương ứng.
- Trường tương ứng:
Chọn mặc định: (nothing select) Đối với biểu mẫu khác không cần Đơn vị bảo trợ duyệt.
Chọn Đơn vị xử lý: Khi cần Đơn vị bảo trợ duyệt (Ví dụ: Biểu mẫu mượn phòng):
- Chọn Đơn vị xử lý (1)
- Chọn Kiểu dữ liệu (2): Kiểu chọn
- Chọn nút v (3) để cấu hình các đơn vị sẽ thực hiện duyệt biểu mẫu.
- Thứ tự: Nhập số thứ tự của trường thông tin
- Mã cấu hình: Nhập mã của đơn vị
- Giá trị: Nhập tên của đơn vị (Bắt buộc tên đơn vị phải đúng với Mã đơn vị).
- Có thể thêm mới các đơn vị bằng cách bấm (+)
- Sau khi điền đầy đủ các trường thông tin, CBQL nhấn nút Tạo để lưu biểu mẫu. Hệ thống hiển thị thông báo Tạo biểu mẫu thành công và biểu mẫu đã được hiển thị tại giao diện biểu mẫu của sinh viên.
- Cấu hình các bước phê duyệt của biểu mẫu CBQL chọn “Cấu hình quy trình” và chọn button để thêm mới 1 bước trong quy trình
Cán bộ thực hiện cấu hình và phân chia người duyệt
- Tên: Nhập tên bước/ người phê duyệt biểu mẫu
- Đơn vị duyệt : Chọn trong list danh sách đơn vị duyệt biểu mẫu này
- Loại ĐV: nên để là mặc định sẽ auto lấy lãnh đạo của đơn vị phê duyệt nếu không phân trực tiếp tên Giảng viên phê duyệt
- Cấp ĐV: Chọn cấp đơn vị tương ứng với Đơn vị duyệt
- Cấu hình chi tiết: Bấm chọn để cấu hình chi tiết hoạt động duyệt.
- Cán bộ được duyệt: Phân trực tiếp 1 hoặc nhiều cán bộ phê duyệt
Trong trường hợp mà gắn 2 cán bộ, thì 1 trong 2 cán bộ phê duyệt đơn sinh viên sẽ auto đổi trạng thái đã duyệt.
Nếu muốn có 2 cán bộ phê duyệt thì tạo 2 bước phê duyệt và gắn 2 cán bộ.
- Xoá: Xoá bước phê duyệt